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会计小明的故事—混乱的应收账款
日期:2021-1-27 10:49:09    阅读:

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应收账款账期的调整未经主管部门领导及公司领导审批,可能导致账期管理混乱,增加坏账损失风险

预防性

由于客户发生重大信用危机事项或资金风险导致客户现有应收账款账期及信用政策已不适用时,由销售部提出客户信用政策及账期调整申请


4

财务部未按照客户编制应收账款台账,可能造成应收款项管理混乱

预防性

财务部按照客户分别编制应收账款台帐,详细反映各个客户的应收款项信息


5

未明确业务部门与财务部门或其他相关部门对货款对账、催收有关职责的分工,可能导致两部门相互推诿,造成应收款坏账

预防性

销售部负责与客户签订销售合同,督促合同正常如期履行,并催讨赊销所欠款项。对客户在销售和使用过程中出现的问题、须办理的手续,帮助或联系有关部门或单位妥善解决


预防性

销售部负责客户管理,具体包括客户信用评估、出货管控、回款确认、对账管理、逾期欠款清理跟踪等


6

未定期与客户进行对账,并做相应差异处理,可能导致应收款项账实不符

发现性

财务部门要定期会同业务部门,对本月发生业务形成的往来账目进行核对,确保应收款项清楚,对已形成欠款的要及时通知业务部门催收货款


发现性

对超过结算期或合同收款期一定期限的大额应收款项,财务部门和相关业务部门要及时向部门负责人及分管领导汇报


7

销售确认完成时未及时做应收账款账务处理,可能导致财务记账不准确,影响财务核算

预防性

销售部办理好客户销售确认后,将相关销售单、发货单等凭证交财务部


预防性

财务部对收到的相关凭证进行审核确认无误后,及时进行账务处理


8

未进行应收账款对账和差异处理,应收账款管理混乱,可能影响财务报告的真实、准确性

发现性

财务部将应收账款对账单发给销售部业务人员签字确认并发给客户核对;客户核对后如对应收款余额有异议的,可提请客户在对账单上标示,经业务人员和会计进一步确认后反馈给客户确认


发现性

编制应收款项余额核对表或对账单的人员不能同时担任记录和调整应收款项的工作


9

未按规定编制帐龄分析表、进行款项可收回性分析,可能导致应收款项无法及时收回形成坏账,造成公司经济损失

发现性

各责任部门要定期对应收款项的账龄进行跟踪分析,最大限度降低呆坏账


预防性

应收款项确认工作应当每月进行对账,并取得确认依据,确保债权法律诉讼时效的延续


10

对于账龄没有划分预警线,可能导致对逾期的应收账款的催收不及时不到位,造成应收款坏账

预防性

明确划分应收账款账龄预警线


11

未落实应收账款催收的责任部门/人员,可能导致财务部与业务人员对货款催收工作相互推诿,影响账款回收

预防性

制定应收账款催收责任主体,财务部负责应收账款账务核对,销售业务人员负责应收账款的催收工作


12

应收款逾期后催收的不及时不到位,形成坏账呆账,可能造成公司资金周转不足,影响企业正常经营效率

发现性

应收账款会计负责定期检查客户还款期限及还款金额


13

对于催收不回的应收账款没有再采取下一步工作,如通过法律诉讼追回应收账款,可能导致造成公司的资金损失

发现性

对临近合同还款日期而尚未付清货款的客户,应收账款会计或相应职能部门人员应电话或邮件提醒催收货款


预防性

对于长期催收不回的应收账款,应及时查明原因,因客户故意拖欠款项的应采取法律诉讼等措施及时收回款项


14

坏账确认不及时,导致应收账款的账面价值虚高,影响公司财务报告的真实性、完整性

预防性

会计人员对已形成的坏账损失应及时上报财务部领导进行确认,经领导审批后进行坏账计提确认


 

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一:引子


一个企业的财务管理如何,其中最基础的一项考查就是看其应收账款管理乱不乱。因为应收账款不是单独的一个科目,而是与收入、成本等相关关联的。可是实务中很多企业的应收账款的管理并不是太理想,甚至有的企业管理的非常混乱。本文以应收账款作为切入点,谈一下应收账款如何进行管理。

 

 

二:故事


来公司一年多的小明,经历了出纳岗位,费用会计岗位,一步一步走来,教训很多但是收获也满满。这不最近公司为了拓展新能源产业,同时为了激励公司骨干员工的积极性,在公司原来厂房三楼,新设了一个新公司,由公司控股60%,骨干员工参股40%的方式运作。新公司财务方面,由于前期业务量小,也没有另外招聘财务人员,相关岗位还是由现有财务团队负责,而应收这块由于现有岗位应收小艳业务量比较大,所以财务经理决定指派小明负责新公司应收模块。

 

销售总监一大早就健步如飞的来到财务经理办工作前,悄声的用疑惑的语气说:“昨天下班,你邮件发给我的本月新公司应收账款数据,怎么和销售部统计的不一样啊?”财务经理一大早刚打开电脑,听到这句话后头微微一抬,似乎在寻找卡座上的人。因为财务总监第一反应是不是负责应收的小明搞错了?同时给销售总监说:“我刚打开电脑,我这边先核实一下,等下邮件回复你”。销售总监刚走出财务室,财务经理把卡座上的小明叫到跟前。财务经理把刚才销售总监和他谈的事情,和小明重复了一遍。刚才销售总监和他说的时候,财务总监毕竟是老江湖,内心同时也在盘算这个问题。于是对小明说:“你查一下本月发出商品金额是多少”,因为财务经理对这类问题太熟悉了,很多非财务人员或老板理解的应收账款,就是本月只要是把商品运出公司大门了,就是应收账款了,所以销售部统计的应收,大概也存在这个问题。小明立马查看了发出商品金额,然后回答道:“经理,本月发出商品450万”。财务经理听后寻思着:销售经理说的是他们销售部门统计的差异是580万(根据销售总监发给财务经理的邮件,销售部门统计应收详细清单),刨除发出商品450万,还有130万的差异啊。财务经理本想这个差异肯定是发出商品了,只要对出本月发出商品就可以给销售部说明了。

可是这下看,这个事情还没这么简单。于是财务经理把销售部统计的本月应收账款数据,发给了小明,叫小明一一核对一下,找出差异在哪。当然首先小明就找到了450万的发出商品差异了,然后兴奋的朝财务经理座位方向汇报着,财务经理应付着笑着,然后说:“你继续找130万差异在哪”。

 

小明一边比对着销售部统计的数据,一边在心里嘀咕着:本月销售本月确认收入并形成应收账款800万,本月确认上月发出商品并形成应收账款300万,本月发出商品450万,财务未确认应收账款,还有130万在哪呢?

在小明陷入了苦思阶段时,应付会计正在和业务对账,应付会计说:“这个款和供应商的预付款核销了,实际就是这个数据”,对了,就是核销两个字,让小明灵感炸裂。


“是不是,我这个也没有进行应收和预收的核销?”因为有几次销售部人员找小明对账,都发现他们都没有把客户预收支付的款项给算进来。小明嘀咕着,然后把应收和预收数据摆了出来,发现财务账上每个月应收与预收都是定期核销的,继续找了下销售部统计的表,确实有几家客户预收账款合计70万,销售部没有统计进去,导致销售部门统计应收账款比财务部的多。这时候差异变为60万了,差异越来越小,也变的越来越难找了。


当小明还在困惑时,财务经理也在查询应收账款相关数据。发现昨天小明发给他的应收数据存在一些问题。然后对小明说:“小明你昨天发给我的应收总数是应收账款总账的数据?”,昨天下班时候财务经理要上月应收账款总数,小明就打开财务软件把ERP系统中应收账款模块数据总额,减掉坏账准备数据后,发给财务经理了。财务经理要应收账款数据,小明也没有具体问他要这个数据干嘛,以及具体数据范围等详细情况,反正听到后以小明自己的理解就开始查软件数据了。可是小明可能没想到,这个发给经理的应收款是含着应收账款坏账准备数据的,其中坏账准备就有40万,而销售部统计应收账款是不含什么坏账之类的。

   财务经理把这个事情和小明一说,小明不仅没有因为差异的60万,其中40万因为财务经理找了,而变的高兴,反而立马紧张起来。因为负责新公司应收账款才一个多月,本想着应收账款有什么难度系数的,可是这下发现其实并不是想的那么简单。

   小明说那就在ERP系统中的应收账款模块找应收数据,来比对销售部的数据吧。小明刚要打开应收模块查找数据,财务经理飘的一样,站在其后面。小明立马后背发凉,一阵阴风飘来。“不对”,财务经理说:“你这么查一般是对的,但是注意我们也有特殊情况”。财务经理继续说:“系统中的应收模块数据,是必须走系统流程的数据,而实际上我们可能存在异常,比如本月销售出库产品,可能存在本月没有开票,但属于可以确认收入的情况,但是无法在系统应收模块确认收入,需要在总账中手工确认收入。所以你只能去应收账款明细账中核对”。按照财务经理的思路,小明最终终于找到了20万差异,确实这20万是由于在总账中确认的。至此应收账款数据差异终于搞清楚了。

 

可能财务经理在邮件中把这个情况发给了销售部了,不一会销售总监又是健步如飞的来到财务经理面前。关于580万差异,其中110万差异(有几家客户预收账款合计70万,其中坏账准备就有40万,),这两项销售总监是可以听懂的,可是什么发出商品450万,什么20万在总账确认的差异,销售总监一时搞不清楚啥意思。

 

财务经理解释到:“确认应收账款,不是以商品出厂大门为准,需要满足会计上的条件,一般来说按照准则对于收入的判断”。销售总监头偏了几个度,然后说:“都有合同,货物也发给对方了啊,不管你会计什么标准,钱都是要收的啊”。财务经理安抚说到:“你先别着急,我先把我们公司的标准给你看一下,你看是否可以理解。公司国内销售分为交款提货(现销)和先发货后收款(赊销)两种方式,收入确认的具体时点:(1)在交款提货销售方式下,公司在货款已收到,由买方验收合格且在送货单上签收无误后确认销售收入实现;(2)在先发货后收款销售方式下,公司按订单约定的交货期分次送货,并在与买方约定的对账日,将上一对账日至本对账日期间买方收到的货物与买方进行核对(核对内容包括品种、数量及金额等),双方核对无误后,风险和报酬转移给买方,公司按对账确认的品种、数量和金额向买方开具发票,并在对账日确认销售收入实现。先发货后收款销售是公司国内销售的主要方式。”

 

 

销售总监若有所思问:“也就是和客户对账日是公司确认应收的一个重要标准?”,财务经理说对:“我们公司对账是上月26日至本月27日为对账期限,而你们销售部完全按照当月整月数据来统计的,这个期限就不对”。经理继续说:“还有这个450万,就是本月27-31日的发出商品,还有之前月份未对账发出商品,且这部分都是未开票的”。财务经理一听未开票然后激动说:“那么意思是我们以开票来确认收入和应收账款?,那我看你们开票机里面每月都有发票为什么不都开去,来确认收入?”。看来销售总监被财务经理上面这一系列说的云里雾里了。

“不,不,不”,财务经理补充说:“比如还有差异的20万,就属于本月复合会计上的收入,也应该确认应收账款,但是本月没有发票了,无法按照ERP流程在应收模块直接生产数据,形成应收账款,所以在总账模块手工分录记录应收账款数据”。

 

财务经理从刚开始坐着和销售总监说,后台站着和其解释,到最后巴不得钻进销售总监脑袋里去解释了。而销售总监的如机器人一样,一会偏向左边,一会偏向右边,一会抬头,一会低头。最后销售总监说:“这个下次开会,还是要单独和王总说一下,统一一下标准,否则这么弄似乎每个月销售数据存在很多问题啊”。

 

销售总监走后,小明心想应收账款事情还真不少啊。刚想进入沉思阶段时,耳边响起财务经理的声音:“小明把新公司的应收账款账龄分析表发给我一下”,啊账龄分析表,还没做呢?

三:技术总结


 应收账款内控管理

 

风险编号

风险具体描述

控制类型

控制措施



1

应收账款的账期设置不当,可能导致对于客户的应收账款管理管理和催收不及时

预防性

应收款项应按照欠款单位信用和账龄进行分类管理


预防性

销售部或财务部负责收集整理客户规模、合同交易金额、银行信用评价及以前年度回款情况等信息,根据资料整理对客户进行信用等级分类


预防性

销售部或财务部定期对所有应收款客户按回款率从高到底进行排序整理,将所有客户的应收款回款率等信息情况分析比较,重新评定客户信用等级


2

未动态审核客户信用并相应进行账期调整,可能导致客户信用情况与实际情况不符,产生坏账隐患

预防性

对外赊销商品和预付货款,相关部门须动态审核客户信用等级,制定或调整信用政策和账期经部门负责人及分管领导签字批准


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